|
Skolens administration består af:
- sekretariatet
- uddannelsessekretariaterne
- controllerafdeling
- løn- og personaleafdelingen
- IT-afdelingen
Skolens administration skal understøtte decentraliseringen, samt være rigtig, fornuftig og ubureaukratisk. Administrationen skal være en synlig og integreret del af organisationen.
|
Mål
|
Strategi
|
|
1. Administrationen foregår i henhold til eksisterende love, regler og bekendtgørelser.
|
1. Det skal fremgå af organisations- og funktionsbeskrivelserne hvem der har ansvaret for at nye love m.v. indarbejdes i skolens procedurer, og at der sker en information af de medarbejdere som skal arbejde iht. dem.
|
|
2. Skolen skal administreres i et relevant samarbejde mellem afdelinger og enheder.
|
2.a Mødestrukturen skal understøtte samarbejdet mellem administrationen og skolens øvrige afdelinger og enheder.
2.b Struktur og procedurer skal fremgå af organisations- og procedurerbeskrivelser.
|
|
3. Planlægningen skal sikre en rigtig og fornuftig anvendelse af skolens økonomiske ressourcer.
|
3.a Budgetproceduren fremgår af skolens hjemmeside. Budgetterne udformes i samarbejde med skolens afdelinger og enheder, koordineres i ledelsen og behandles i bestyrelsen og samarbejdsudvalget.
3.b Skolens økonomiske prioriteringer bygger på skolens mål, strategier og handlingsplaner.
3.c Brugerne skal medvirke i udarbejdelsen af de økonomiske prioriteringer.
|
|
4. Administrationen skal være hensigtsmæssig, gennemskuelig, hurtig og enkel.
|
4.a "Vejen" i organisationen mellem medarbejderne i administrationen og skolens øvrige afdelinger og enheder skal være synlig.
4.b De administrative procedurer beskrives og ajourføres løbende i systemet af informationshåndbøger. Procedurerne udarbejdes under hensyn til højeste grad af hensigtsmæssighed og enkelhed.
4.c Ansvar, kompetencer, præmisser og konsekvenser i forbindelse med skolens ressourcestyring skal være synlig og forståelig.
4.d Skolens medarbejdere skal alle i fornødent omfang inddrages i skolens ressourcestyring.
|
Status 2011
I administrationen har der i 2011 overordnet set, været fokus på øget digitalisering og medarbejdernes trivsel.
I Elevadministrationen har digitalisering af arbejdsprocesser spillet en væsentlig rolle. En større del af kommunikationen med elever og virksomheder foregår nu via e-mail og sms i stedet for almindelig post. Omlægningen er blevet taget godt imod. Skolens elektroniske elevarkiv i EASY A er nu også fuldt ud implementeret og fungerer godt i hverdagen. Vi har endvidere haft den glæde at kunne dele ud af vores erfaringer på området til flere andre erhvervsskoler, der i løbet af året har været på besøg på vores skole for at hente inspiration til egen implementering af et elektronisk elevarkiv.
I Kursusadministrationen er fase 3 i øget digitalisering, omkring AMU, blevet implementeret. Først blev der indført elektronisk fraværsregistrering og dernæst digitalisering af VEU-godtgørelsen. Dette har medført ændrede arbejdsgange og opgaver i kursusadministrationen, hvilket betyder at vi i langt højere grad end tidligere fungerer som rådgivere og vejledere i de nye digitale platforme.
I økonomiafdelingen har det digitale fokus været på implementering af nye systemer og udvikling af nuværende systemer.
Personalearkivet er nu implementeret hos alle relevante medarbejdere på hele skolen og til behandling af personalesager er workflowdelen taget i brug. FakturaFlow blev i løbet af sommeren opgraderet til en ny version. En af de væsentligste ændringer var, at skolens eksterne samarbejdspartnere nu også kan benytte systemet. Dette behov er opstået i forbindelse med byggeriet af den nye skole. I løbet af året blev Basware, det elektroniske rejseafregnings- og udlægssystem implementeret på hele skolen. Samtlige medarbejdere på skolen er blevet instrueret i brugen af systemet, hvilket nu betyder, at afregning af alle udlægsbilag og rejseafregninger foregår elektronisk.
Der er i løbet af året foretaget 2 organisationsændringer. For at styrke skolens økonomistyring, er der foretaget en reorganisering af opgaverne mellem økonomiafdelingen og controllerafdelingen. Det har resulteret i en omfordeling af opgaver og ressourcer. Bemandingen i controllerafdelingen er i forbindelse hermed øget med en medarbejder. I lønafdelingen er der ligeledes foretaget en tilpasning i forhold til den ændring der er sket i opgavefordelingen mellem afdeling og personalefunktionen på skolen.
For at styrke skolens fokus på love og regler på AMU-området, er kursusafdelingen i løbet af året blevet styrket. Det er nu bl.a. afdelingens ansvar at føre tilsyn med, at afholdte kurser lever op til lovgivningen. I slutningen af 2011, er der ansat en ny afdelingsleder i kursusafdelingen, da administrationen pr. 1. januar 2012, har fået det overordnede ansvar for at sikre en tættere sammenhæng mellem opgave- og ansvarsplacering i AMU regi på skolen. Den tidligere afdelingsleder vil pr. 1. januar 2012 fungere som afdelingsleder for controllerafdelingen.
Med hensyn til fokus på trivsel, så har der bl.a. været afholdt seminarer for hele organisationen, hvor temaerne bl.a. har været "Hvordan ruster vi os til en travl hverdag" og "Kommunikation med gennemslagskraft". Her ud over er der i hverdagen fokus på medarbejdernes trivsel. Vi har bl.a. udleveret elastikker til alle medarbejdere til brug for at lave øvelser som modvirker smerter i kroppen som følge af stillesiddende arbejde
|
Administration