Administration

Skolens administration består af:

- sekretariatet
- uddannelsessekretariaterne
- controllerafdeling
- løn- og personaleafdelingen
- IT-afdelingen

Skolens administration skal understøtte decentraliseringen, samt være rigtig, fornuftig og ubureaukratisk. Administrationen skal være en synlig og integreret del af organisationen.

 

Mål

Strategi

1. Administrationen foregår i henhold til eksisterende love, regler og bekendtgørelser.

1. Det skal fremgå af organisations- og funktionsbeskrivelserne hvem der har ansvaret for at nye love m.v. indarbejdes i skolens procedurer, og at der sker en information af de medarbejdere som skal arbejde iht. dem.

2. Skolen skal administreres i et relevant samarbejde mellem afdelinger og enheder.

2.a  Mødestrukturen skal understøtte samarbejdet mellem administrationen og skolens øvrige afdelinger og enheder.

2.b Struktur og procedurer skal fremgå af organisations- og procedurerbeskrivelser.

3. Planlægningen skal sikre en rigtig og fornuftig anvendelse af skolens økonomiske ressourcer.

3.a  Budgetproceduren fremgår af skolens hjemmeside. Budgetterne udformes i samarbejde med skolens afdelinger og enheder, koordineres i ledelsen og behandles i bestyrelsen og samarbejdsudvalget.

3.b Skolens økonomiske prioriteringer bygger på skolens mål, strategier og handlingsplaner.

3.c Brugerne skal medvirke i udarbejdelsen af de økonomiske prioriteringer.

4. Administrationen skal være hensigtsmæssig, gennemskuelig, hurtig og enkel.

4.a  "Vejen" i organisationen mellem medarbejderne i administrationen og skolens øvrige afdelinger og enheder skal være synlig.

4.b  De administrative procedurer beskrives og ajourføres løbende i systemet af informationshåndbøger. Procedurerne udarbejdes under hensyn til højeste grad af hensigtsmæssighed og enkelhed.

4.c Ansvar, kompetencer, præmisser og konsekvenser i forbindelse med skolens ressourcestyring skal være synlig og forståelig.

4.d Skolens medarbejdere skal alle i fornødent omfang inddrages i skolens ressourcestyring.

 

Status 2009
Året har været præget af den store stigning i efteruddannelsesaktiviteter - primært AMU. Kursusadministrationen er af samme årsag blevet centraliseret, fordi administrationen af AMU er meget tung og kompliceret. Centraliseringen betyder at man kan effektivisere administrationen og akkumulere den fornødne viden. Arkivsystemet er opdatering til arkiv 6.0. Systemet har en meget bedre platform, og det forventes at driftsikkerheden bliver betydelig bedre. Statens betalingssystemer har været i licitation og Danske Bank har fået entreprisen. Det har betydet en omlægning af vores transaktionssystemer fra Jyske Bank til Danske Bank.

Fusionen med Landbrugsskolen Sjælland har medført, at der åbner sig en række spændende perspektiver på det administrative område med bl.a. en bredere ekspertise blandt medarbejderne i administrationen. Det stiller også mange krav til samarbejde og styring. Fusionen har medført at der er kommet to nye satellitter, én elevadministration på Ledreborg Alle i Roskilde og én i Høng. Disse elevadministrationer vil i fremtiden fungere som skolens øvrige lokale elevadministrationer. Der er dog den forskel i arbejdet, at elevadministrationerne på Landbrugsskolen Sjælland også administrerer kostafdelingerne.

Fusionen har medført en forøgelse af medarbejderstaben i administrationen, så der pt. er 28 fastansatte medarbejdere og to administrationselever. Før fusionen var der 24 fastansatte.
Fusionen har ydermere nødvendiggjort en sammenlægning af de to skolers administrative systemer. Det har medført en meget stor arbejdsbyrde - bl.a. pga. databasesammenlægningen og kalibrering af diverse procedurer. Samtidig skal Landbrugsskolen Sjællands medarbejdere oprettes i RTS' lønsystem, da RTS er den fortsættende institution.

Principperne i funktionslønspuljen er ændret markant, da det nu er muligt at operere med resultatløn til alle skolens HK'ere. Det betyder at funktionslønspuljen forøges, og at man skal til at bruge mulighederne i resultatløn.

På Industrivej 21 er der iværksat et projekt med elektronisk fraværsregistrering for elever. Det skulle meget gerne danne grundlag for en ændring af arbejdsopgaverne i elevadministrationen, idet systemet forhåbentligt er mindre administrationstungt. Systemet er udarbejdet af SuperCard, og det er implementeret på andre erhvervsskoler.

Fremtiden i administration vil byde på digitalisering af personalearkivet. Vi samarbejder med IM-Soft, Holstebro Tekniske Skole, Københavns Tekniske Skole og BuisnessCollegeSyd om at udvikle et elektronisk personalearkiv. Det er hensigten helt at erstatte det papirbaserede personalearkiv, og det betyder også at de nuværende personaleoplysninger skal digitaliseres. RTS har valgt at være pilotskole i projektet. Efter planen skal vi i samarbejde med IM-Soft teste systemet igennem i foråret 2008. Det endelige system forventes klar til implementering efter sommerferien 2008.

Det forventes at "afstanden" mellem Roskilde og Høng vil blive markant mindre i løbet af 2008. Vi får fælles omstillingsbord og samtidig kommer vi på samme netværk og samme databaser. Det vil betyde en lettelse i det daglige arbejde, og det vil også bevirke, at det bliver nemmere at samle skolerne til én enhed og dermed få integreret medarbejdergrupperne fra RTS og Landbrugsskolen Sjælland.