Ønsker om større til-, om- eller nybyggerier (i det følgende omtalt under fællesbetegnelsen - byggeprojekter) skal følge nedenstående procedure. Driftsafdelingen vurderer, hvad der er større byggesager.

Forløbet fra en byggeproces starter til den slutter benævnes - byggeprocessen.

Brugerne er betegnelsen for dem, der fremsætter ønskerne. Brugerne skal være repræsenteret af afdelingschefen, som har ansvaret for brugernes andel i byggeprocessen. Afdelingschefen kan uddelegere arbejdet i byggeprocessen, men ikke ansvaret. 

Proceduren er opdelt i tre faser:
 
1. Ønske-/budgetfasen
2. Projekteringsfasen
3. Udførelsesfasen.
 
Ønskefasen betegner tidspunktet fra ønsket fremsættes til skolens investeringsbudget er fastsat. Den projekterende fase betegner tidspunktet fra ønsket er budgetgodkendt, til byggeriet begynder. Udførelsesfasen betegner tidspunktet fra byggeriet begynder, til byggeprojektet er afsluttet.
 
Ønske-/Budgetfasen
1.1  Brugerne udarbejder en prioriteret liste over ønsker til byggeprojekter for det kommende år. Listen skal indeholde en kort beskrivelse samt en skitse for hvert projekt.
 
1.2  Den prioriterede ønskeliste med beskrivelse og skitser sendes til driftsafdelingen senest den 1. september.
 
1.3  Driftsafdelingen indkalder efter behov brugerne til projektmøde, hvor ideer og forslag drøftes.
 
1.4  Driftsafdelingen forelægger S-ledelsen afdelingernes ønskelister, som vurderes og prioriteres overordnet, således at der fastsættes et budget pr. afdeling. Ønsker som ligger udover det udmeldte budget, skal finansieres af afdelingerne.
  
1.5  S-Ledelsen og Driftsafdelingen vurderer skolens samlede ønskeliste og udarbejder et budget pr. afdeling senest den 1. december.
Ønsker som ligger udover det udmeldte budget, skal finansieres af afdelingerne.
 
1.6  Når det endelige byggebudget pr. afdeling er fastlagt kan projekteringsfasen starte.

Projekteringsfasen
2.1   På grundlag af ønskelisten og det udmeldte budget udarbejder brugerne i samarbejde med driftsafdelingen et endeligt projekt. Den lokale sikkerhedsorganisation inddrages i dette arbejde, hvilket er afdelingschefens ansvar.
 
2.2  Driftsafdelingen vurderer, om der skal benyttes eksterne rådgiver i projekteringsfasen.
 
2.3   Driftsafdelingen/rådgiver udarbejder herefter tegninger af projektet samt prisoverslag. Driftsafdelingen kan ændre subsidiært forkaste det fremsendte forslag (pga. byggetekniske problemer ol.).
 
2.4  Driftsafdelingen fremsender byggeprojektet til afdelingschefen, som efterbehandler byggeprojektet på afdelingen i dialog med driftsafdelingen.
2.5  Driftsafdelingen søger om myndighedsgodkendelse (normal sagsbehandlingstid 4-12 uger). Projektet sendes i udbud. Der udarbejdes et endeligt budget for projektet. Hvis projektet overskrider de aftalte rammer, skal S-ledelsen orienteres om driftsafdelingens forslag til det videre forløb.
 
Udførelsesfasen
3.1   Den praktiske del af byggeprojektet begynder, når myndighedsgodkendelsen foreligger.
Det er driftsafdelingens ansvar indledningsvist at informere alle relevante parter om byggeprojektets konditioner (betingelser, terminer, etaper mv).
 
3.2  Under realisationsfasen afholdes løbende byggemøder. På byggemøderne deltager mindst én repræsentant fra brugerne, driftsafdelingen og sikkerhedsrepræsentanten. Gruppen aftaler mødefrekvensen. Driftsafdelingen er ansvarlig for udfærdigelse af byggemødereferater.
 
3.3   Det er afdelingschefens ansvar at informere afdelingens medarbejdere og berørte interessenter om byggeprojektets forløb. Informationsansvaret indebærer at der orienteres om eventuelle afvigelser fra de oprindelige konditioner. Byggemødereferaterne vil naturligt indgå som et centralt element i dette informationsarbejde.
 
3.4   Driftsafdelingen har ansvaret for byggeprocessen i realisationsfasen. Ansvaret omfatter økonomi, løbende justeringer, kontakt til myndigheder, afdelingschef, håndværkere og pedeller.
 
3.5  Ved realisationsfasens afslutning gennemføres en afleveringsforretning, hvor byggemødedeltagerne fastsætter et tidspunkt for en opsamling af eventuelle løse ender og uafklarede forhold. Tidspunktet vil typisk være 2 - 3 måneder efter afleveringsforretningen.