Generelt Det er skolens generelle holdning, at problemer skal løses på lavest muligt niveau. Det betyder, at hvis der er forhold du er utilfreds med - uanset om det vedrører en medarbejder, en kollega eller en leder m.v., forventes det, at du først taler med den pågældende om det.
Hvis dette ikke løser problemet, har du mulighed for at gå videre enten mundtligt eller skriftligt.
Mundtlige henvendelser betragtes som indsigelser, der indleder en dialog. Behandling af mundtlige henvendelser prioriteres højt i forventning om, at behandlingen kan forebygge at uoverensstemmelser eller misforståelser udvikler sig til egentlige klager.
Kun skriftlige og underskrevne henvendelser betragtes som egentlige klager.
Som hovedregel behandles mundtlige klager mundtligt, mens skriftlige klager besvares skriftligt.
Skolen lægger vægt på at høre alle parter under sagsbehandlingen.
Den ansvarlige for en klagebehandling, er også ansvarlig for at informere den, der klager om resultatet af sagsbehandlingen. Dette kan ske mundtligt eller skriftligt - afhængigt af klagens karakter. Hvis svaret er skriftligt, vedlægges sagsakterne en kopi af svaret.
Sagsbehandlingen bør gennemføres så hurtigt som overhovedet muligt.
Klager over fysiske rammer Hvis du er utilfreds med de fysiske rammer, kan du med fordel bringe det op i elevråd, hvis der er et på din afdeling. Ellers kan du tale med din faglærer, vejledningen eller ledelsen på afdelingen.
Medarbejdere kan med fordel bruge arbejdsmiljøorganisationen eller henvende sig til lederen.
Skolens klageprocedure er delt i to kategorier:
1. Elevklager - klager hvor det er elever, forældre, værger mv. som er afsender 2. Medarbejderklager - klager hvor det er medarbejdere som er afsender.
Ad 1) Procedure for behandling af klager fra elever Hvis du ønsker at klage over en medarbejder, bør du først tale med den pågældende om problemerne. Hvis det ikke hjælper, eller hvis problemet er af en sådan karakter, at du ikke er i stand til at gennemføre en direkte dialog, kan du henvende sig til vejledningen eller ledelsen. Vejledningen kan rådgive dig om, hvordan du kommer videre, uanset om du ønsker problemet behandlet mundtligt eller du ønsker at klage skriftligt. Hvis du ønsker at klage skriftligt kan du få hjælp til at formulere en evt. klage.
Det er uddannelseschefen eller en anden ledelsesperson i de respektive afdelinger, der sagsbehandler disse henvendelser/ klager.
En skriftlig klage skal afleveres til uddannelseschefen, der videresender til sekretariatet. Sekretariatet kvitterer for modtagelsen og informere afsenderen om, hvem der er ansvarlig for sagsbehandlingen. Direktionen får kopi af alle skriftlige klager.
Under sagsbehandlingen indhentes der udtalelser fra den person, klagen vedrører. Andre personer som måtte være omtalt i klagen eller som kan belyse problemstillingen nærmere høres også. Sagsbehandleren kan indkalde de involverede parter til et møde.
Klage over sagsbehandling Klager over sagsbehandlingen, behandles af den ansvarlige sagsbehandlers overordnede.
Klage over afgørelse Klager over skolens afgørelser, f.eks. optagelse, bortvisning eller lignende, skal være indgivet til skolen senest 4 uger efter afgørelsen er meddelt den pågældende. Hvis skolen ikke tager klagen til efterretning, videresendes elevens klage til ministeriet ledsaget af en begrundet udtalelse. Se i øvrigt Bekendtgørelser om erhvervsuddannelser - nr. 879 af 6/7 2007.
Klager over eksamen Der findes særlige regler for klager over eksamen i eksamensbekendtgørelsen (Bekendtgørelse nr. 766 af 26/6 2007). Klager skal fremsættes skriftligt senest 2 uger efter karakteren er meddelt. UE-vejlederen yder bistand ved sådanne klager. Se endvidere hjemmesidens undervisningsafsnit om klager i forbindelse med eksamen.
Ad 2. Procedure for behandling af klager fra ansatte
Mundtlige medarbejderklager Hvis en medarbejder finder grund til at klage over f.eks. en kollega, en leder eller anden type medarbejder, henstilles der til, at problemerne først søges løst ved en direkte dialog med den pågældende. Hvis det ikke hjælper, eller hvis problemet er af en sådan karakter, at man ikke ser sig i stand til at gennemføre en direkte dialog, henvender man sig til egen leder eller medarbejderens nærmeste foresatte.
Lederen skal i dialog med såvel klageren som den medarbejder der klages over, belyse og om muligt afslutte sagen. Sagsbehandleren kan indkalde de involverede parter til et møde.
Hvis klagen omhandler forhold, der ikke er i overensstemmelse med acceptabel varetagelse af jobbet, er det vigtigt at den medarbejder der klages over informeres om de mulige konsekvenser, hvis adfærden ikke ændres. I givet fald kan henvendelsen udarte sig til en skriftlig klage.
Mundtlige medarbejderklager behandles som hovedregel mundtligt.
Skriftlige medarbejderklager En medarbejderklage kan formuleres skriftligt. Det kan ske, hvis en mundtlig klage ikke har den tilsigtede virkning, eller hvis klagen er af en karakter, som berettiger en skriftlig klage.
En skriftlig klage skal afleveres til chefen for det pågældende område eller sendes til sekretariatet, der kvitterer for modtagelsen. Klagen registreres og personalechef (det pædagogiske område) eller økonomidirektøren, hvis klagen omhandler en administrativ medarbejder orienteres. Chefen for det pågældende område er ansvarlige for den videre sagsbehandling. Der gennemføres samtale med den medarbejder, der klages over og evt. andre medarbejdere, der kan belyse problemerne nærmere. Der udarbejdes et notat, som beskriver indholdet af samtalen/erne og en konklusion. Personalechef/økonomidirektør kan fungere som sparringspartner i processen.
Mundtlig advarsel Hvis samtalen ikke fører til et tilfredsstillede resultat over en eventuel aftalt periode, vil det medføre en mundtlig advarsel. Den mundtlige advarsel skal dokumenteres skriftligt og registreres i medarbejderens personalemappe, med angivelse af tid, sted og årsag og der sendes kopi til medarbejderen og tillidsrepræsentant.
Skriftlig advarsel I gentagelsestilfælde vil det resultere i en samtale med personalechef /økonomidirektør og tillidsrepræsentanten og det vil medføre en skriftlig advarsel. Ved fortsat overtrædelse kan det få ansættelsesmæssige konsekvenser.
Afsked Hvis sagen ender med en afskedigelse, er dokumentation afgørende for at gennemføre en sag. Alle notater ol., som er udarbejdet i forbindelse med sagen, skal tilgå sekretariatet og tjener til dokumentation for at misforhold mv. er blevet påtalt.
Klager