Sekretariatet skal orientres:

- Ved større arrangementer.
- Ved arrangementer der foregår i "centrale" lokaliteter. (F.eks. kantine, Køgevej 172).
- Ved arrangementer der foregår på lørdage, søn- og helligdage.
- Når arrangementerne involverer rengøringen. (Hvis man går efter rengøringen er man ansvarlig for
at låse og tilkoble alarmen. Rengøringen skal låse døre og bomme
samt tilslutte alarm. Derfor skal de orienteres hvis der er nogle i lokalerne.)
- Ved fester.
- Ved arrangementer der slutter efter kl. 24. 
- Hvis arrangementerne indebærer overnatninger på skolen. (Brandmyndighederne skal orienteres, fordi
de i tilfælde af brand skal vide hvordan indsatsen skal prioriteres).

De respektive afdelinger er som udgangspunkt selv ansvarlige for at orientere rengøringen og lave aftaler om eksempelvis færdiggørelse af rengøringen inden et bestemt tidspunkt eller bestilling af ekstrarengøring efter et arrangement m.m.

Ved bestilling af ekstrarengøring sker det for afdelingens egen regning med mindre andet er aftalt med driftsafdelingen.

I de tilfælde hvor sekretariatet har forestået bookning/udlån af et lokale, sørger sekretariatet for at orientere rengøringen.

Vurderingen af arrangementets art indgår størrelse (antal deltagere og lokaler) og i hvilket omfang de ansatte deltager. Automatisk slukning af lys og tilkobling af alarmer, temperatursænkning mv. er også vigtigt at medtænke.

Nødvendigheden af at orientere om "rutineprægede" arrangementer som er integreret i skolens/afdelingens/områdets virke, som f.eks. teammøder, forældresamtaler, personalemøder ol., skal vurderes.

Orientering til sekretariatet kan ske telefonisk på lokalnummer 417 eller via e-mail til Denne emailadresse er beskyttet mod programmer som samler emailadresser. Du skal aktivere javascript for at kunne se adressen. med angivelse af dato og tidsrum, adresse og lokale(r) samt oplysning om, hvilken aftale der er indgået/skal indgås med rengøringen.

"Mødearrangøren" er forpligtiget til at efterleve nærværende procedure og kan i tvivlstilfælde få hjælp hos den nærmeste overordnede leder, som har det overordnede ansvar for at der i forbindelse med arrangementer er foretaget de fornødne foranstaltninger.

I sekretariatet kan man også få hjælp hvis man er i tvivl om hvordan man skal forholde sig til arrangementerne.

Udlejning til eksterne interessenter

Kontaktperson
Personalechefen er ansvarlige for prisberegning og praktiske foranstaltninger i forbindelse med udlejningen.

Booking/skemalægning
Såfremt der er tale om intern udlejning/lån/booking af en anden afdelings lokaler kontaktes elevsekretæren for den pågældende afdeling.

Interessenter
Da de henvendelser som skolen modtager om at leje/låne lokaler kommer fra personer og organisationer med meget forskellige relationer og tilknytning til RTS er det kun naturligt at vilkårene under hvilken vi udlejer/udlåner lokaler er forskellige. Nedenfor ses hvordan skolen i grove træk skelner mellem de enkelte lejere.

1. Eksterne personer eller organisationer uden relation til RTS
Denne gruppe skal betale den leje som RTS finder er en konkurrencedygtig udlejningspris i forhold til andre udlejere.

2. Eksterne personer eller organisationer med relation til RTS
Der tænkes her på fagforeninger, virksomheder og andre med nære relation til RTS. Ofte finder en henvendelse om leje om lokaler sted gennem en afdeling eller en lærer. Det er vigtigt at der herigennem gøres opmærksom på lejerens tilknytning til skolen eller afdelingen.
Denne gruppe skal betale en leje, som tilgodeser de relationer som vedkommende person eller organisation har til skolen. Der kan være tilfælde hvor relationerne er så stærke at skolen ikke vil opkræve leje.

3. Medarbejdere
For medarbejderne gælder det sædvanligvis at det er gratis for vedkommende at låne et af skolens lokaler til private arrangementer, der vedrører den nærmeste familie. Medarbejderen er ansvarlig for at lokalet efterlades i samme stand som det blev modtaget.

Praktiske foranstaltninger
Såfremt udlejningen medfører foranstaltninger af praktisk art og afdelingen eller medarbejderen ikke selv sørger for disse, det kunne være rengøring, nøgler, alarmkoder, eller andet skal der træffes aftale med bygningsinspektøren om hvordan disse ting foretages.
Omstillingen skal orienteres om udlejningen så de kan guide deltagerne til det rigtige lokale.
Personalechefen udarbejder et budget i forbindelse med udlejningen.

Udfakturering
Bogholderiet fakturerer kunden efter aftale med personalechefen.
Da det i et meget stort omfang er den enkelte afdeling, der har besværet i forbindelse med udlejning af afdelingens lokaler finder ledelsen det rimeligt at afdelingen modtager en del af den indtægt som lokaleudlejningen bidrager med. Hovedreglen er at såfremt udlejningsprisen er kr. 3.000 eller derunder får afdelingen alle pengene. Er udlejningsprisen højere end kr. 3.000 får afdelingen 80% af hele beløbet. Resten tilfalder skolen.