Den økonomiske forvaltning skal være i overensstemmelse med organisationens struktur og virkemåde.Ca. 83 % procent af skolens ressourcer til undervisningens gennemførelse er placeret ude på afdelingerne - så tæt på beslutningsprocesserne som muligt. Konsekvensen er, at afdelingerne selv skal betale de fleste undervisningsrelaterede omkostninger, og at der kun er meget begrænsede muligheder for at trække på centrale puljer.

Ressourcerne, som beregnes pr. årselev og udmeldes i kroner, skal dække alt som har med undervisningens gennemførelse at gøre. Ressourcerne beregnes som en procentdel af undervisningstaxameteret. I skolernes regnskabsinstruks er det defineret, hvad der skal indeholdes under begrebet "undervisningens gennemførelse". Ressourcerne udløses til afdelingen og skal ikke nødvendigvis anvendes til den aktivitet hvorfra de genereres.

De udmeldte ressourcer fordeles internt i timer der bruges til at betale for medarbejderne (undervisning, tilsyn, forberedelse ferie mv.) og kroner til hhv. drifts- og vedligeholdelsesmidler og investeringsmidler. Midlerne forvaltes efter beskrivelsen i afsnittet om Ressourcestyring.

De overordnede budgetter udarbejdes efter skolens budgetprocedure.

Uddannelsescheferne har ansvaret for at de udmeldte budgetter overholdes. Afdelingens økonomiske ressourcer skal anvendes sådan at afdelingens uddannelser kan gennemføres på en, i forhold til uddannelsesbekendtgørelserne, forsvarlig måde.

Indkøb
Afdelingen skal have en nedskrevet indkøbsprocedure. I forbindelse med indkøb skal man bede om at fakturaen tilsendes skolen elektronisk på EAN-lokationsnummer 5798000556874 og samtidig oplyse rekvisition. Dels for at varen når frem til den afdeling, der har bestilt den, dels for at fakturaen registreres på afdelingen. Af rekvisitionen skal man kunne læse, hvem der er budgetansvarlig og hvem der har bestilt varen.

Eksempel: JO/JF

Fakturering
Fakturaen tilgår skolens Økonomiafdeling elektronisk, hvorefter den sendes til den budgetansvarlige via skolens fakturaflow. Den budgetansvarlige har muligheden for at sende fakturaen i kontrol, hos den der har bestilt varen. I fakturaflow skal den budgetansvarlige anføre konto, formål, ansvar, momskode og evt. projektnummer.

Der henvises til afdelingernes konteringsvejledninger, der ligger på Fronter.

Ved accept returneres fakturaen til Økonomiafdelingen, så det skyldige beløb kan blive betalt til kreditor.

I Accostat er det muligt at se kontoudtog på afdelingens forskellige konti.

Det skal bemærkes at kopipapir og brevpapir mm. bestilles hos pedellerne.

Førstehjælpsrekvisitter bestilles hos sikkerhedslederen.

Salg
Ved salg af afdelingens ejendele - afgrøder, produkter ol. som er produceret på skolen - skal der foreligge dokumentation for indtægten. Dokumentationen kan være en Dags Dato blanket eller en triplikatbog.

Hvis der benyttes kasseapparat skal den udstedte kassebon som minimum indeholde oplysninger om: 

- skolens navn eller SE/CVR-nummer og
- den samlede salgspris inkl. moms.

Såfremt der modtages kontante penge ude i afdelingerne (må aldrig sendes i skolens interne brune kuverter) - skal disse straks afleveres, sammen med kvittering, til den decentrale elevadministration, som videregiver pengene til skolens bud. Dette skal ske min. 1 gang om ugen. Hvis der ikke forefindes pengeboks i afdelingen, skal pengene samme dag videregives til skolens bud, som sørger for den videre transport til skolens kasserer, som sørger for at indtægten fra salget registreres på afdelingens ansvarsregnskab.

Hvis der er tale om salg af større aktiver, der er anskaffet for "investeringskroner", skal økonomichefen kontaktes, da det pågældende aktiv er bogført til en bestemt værdi, og derfor ikke kan sælges for et lavere beløb uden at skolen derved udsættes for et tab, som vil blive påført afdelingens ansvarsregnskab. Som eksempel kan nævnes salg af EDB udstyr som skolen afskriver over 3 år. En computer vil i skolens regnskab være registreret til en bestemt værdi. Hvis den sælges for et beløb, der ligger under den bogførte værdi, vil skolen tabe differencen.

Ved internt salg skal der anvendes en særlig blanket eller en rekvisition.

SPR regninger internt på skolen udskrives månedsvis. Normalt udskrives der regninger efter afslutningen af et projekt, men ved større projekter kan det på ressourcestyringsmøderne aftales at gøre det ratevis.

Udlæg og forskud
Udlæg og forskud afregnes hurtigst muligt, senest 8 dage efter afsluttet aktivitet i kassen mod dokumentation for udgifterne. Udlæg refunderes sædvanligvis kun senest én måned efter aktivitetens afholdelse. Der kan ikke refunderes udlæg mv. efter januar måned i det efterfølgende år. Hvis udlæggene eller forskuddene overstiger kr. 3.500,- bedes man orientere medarbejderen i kassen senest dagen inden, da skolen normalt ikke ligger inde med så mange kontanter i kassen. Ved udlæg i forbindelse med rejser henvises til afsnittet om Rejser.

Moms
De mest generelle retningslinjer i forbindelse med moms af betydning internt på skolen.

Ved bogføring af repræsentationsregninger skal det tydeligt angives, hvad mødet omhandler, og hvem der deltager. Hvis det er interne møder i en fast mødestruktur, er det nok at skrive f.eks. afdelingsmøde, ledende lærermøde el.lign.

Ved f.eks. et ansættelses- eller afskedigelsesudvalgsmøde, skal deltagerne anføres.

På samme måde skelnes der også ved køb af gaver. Det skal derfor anføres hvem gaven er til. 

Leasing
I enkelte tilfælde leaser skolen udstyr ol. Alle leasingkontrakter skal godkendes af den strategiske ledelse. Baggrunden er at der findes leasingformer som skolen ikke må indgå.

Investeringer
Ved en investering forstås indkøb af aktiver som må forventes at have en længerevarende levetid, og hvis samlede pris overstiger straksafskrivningsgrænsen. Som eksempel kan nævnes maskiner, biler, bygninger mv.

Afdelingerne kan foretage investeringer inden for de udmeldte investeringsbudgetter og efter forhåndsgodkendelse fra administrationschefen. Udgiften vil ikke fremgå af afdelingens ansvarsregnskab, men af skolens samlede regnskab under posten afskrivninger.

Ansvarsregnskab
Ansvarsregnskaberne kan ses i Accostat og det anbefales jævnligt at holde øje med bevægelserne på de forskellige konti. Af ansvarsregnskaberne fremgår

- budget for de enkelte formål
- forbrug på de enkelte formål
- restbeløbet for de enkelte formål

Det er bundlinjen, der indeholder de væsentligste oplysninger, idet det er knapt så vigtigt, om der er underskud på et eller flere formål, blot der ikke er underskud på det samlede budget. Ansvarsregnskabet skal sammenholdes med timeregnskabet, da de udgør afdelingens samlede budget.

Det er i øvrigt vigtigt at holde øje med, at der er et budget for alle aktiviteter på en afdeling. Hvis afdelingen afholder en aktivitet, hvorpå der ikke er noget budget, skal controllerafdelingen straks kontaktes.

Timer og Årselever
Timeregnskabet kan også ses i Accostat, og det anbefales jævnligt at følge timeforbruget i forhold til de budgetterede antal timer. Timeregnskabet skal sammenholdes med ansvarsregnskabet, da de udgør afdelingens samlede budget.

Tilsvarende er det muligt at følge udviklingen i Årselever i Accostat, både hvad angår budget og realiserede årselever. Årseleverne danner grundlaget for tildeling af afdelingernes ressource.