Indledning
På baggrund af det udpegede vinderprojekt igangsættes en proces, der har til formål at kvalificere udvalgte temaer i og styring af projektet.
Her kan man læse om den interne organisering.

Projektet er organiseret med en styregruppe, en projektgruppe og en totalrådgiver.

Styregruppe
Styregruppen er den øverste besluttende myndighed i projektet og har ansvar for at tid økonomi og overordnede strategiske spørgsmål løftes og drøftes efter indstilling fra projektgruppen eller når medlemmer af styregruppen ønsker væsentlige spørgsmål drøftet.
Styregruppen beslutter og godkender overordnede forhold i projektet. F.eks. grundkøb, godkendelse af dispositions- og projektforslag samt overordnede strategiske spørgsmål i projektet.

Styregruppen består af følgende medlemmer:
• Strategisk ledelse
• Lotte Skaarup, Uddannelseschef BYG
• Suzanne Søderberg, Uddannelseschef CMK/El
• Johnny Damsted Andersen, bestyrelsesformand
• Hans Arne Nielsen, bestyrelsesnæstformand
• Mette Ørsted, Bygningschef
• Jacob Christiansen, Kommunikationschef
• Frans Henriques, Arbejdsmiljøchef

Som tilforordnet til styregruppen deltager:
• Steen Andersen, Medarbejderrepræsentant, Byg
• Jon Bagge, Medarbejderrepræsentant, Byg
• Henrik Daugaard, Medarbejderrepræsentant, CMK
• Hans Henrik Hovgård, Medarbejderrepræsentant, CMK

Styregruppen har mulighed for at indkalde centrale personer i RTS og eksterne eksperter til belysning af de emner der ønskes særligt belyst.
Styregruppen mødes når overordnede beslutninger i projektet skal tages. I de indledende faser kan det f.eks. være en gang i kvartalet og når projektet er godt i vej f.eks. en gang hver halve år.

Projektgruppe
Suzanne Søderberg er leder af projektet, og står for koordinering, kommunikation og afklaring af spørgsmål vedr. projektet. Suzanne står som sådan for den daglige drift af byggeprojektet internt hos RTS og samler informationer, koordinerer interne aktiviteter og information til relevante deltagere i brugerprocessen.
Suzanne har det overordnede ansvar for intern koordinering og kommunikation vedr. brugerinddragelse, og kan efter nærmere vurdering inddrage hjælp til sparring om og/eller gennemførelse af brugerprocesser.
Projektlederen afstemmer løbende spørgsmål og beslutninger i projektgruppen.

Projektgruppen består af følgende medlemmer:
• Suzanne Søderberg, RTS' projektleder
• Mette Ørsted, bygningschef
• Jesper Østrup, konstitueret direktør
• Jens Olsen, administrationschef

Projektgruppen referer til styregruppen og har pligt til at sikre sig at alle aftaler og input til projektet er i overensstemmelse med de overordnede mål for projektet og at relevante strategiske beslutninger godkendes af styregruppen.
Projektgruppen afholder løbende arbejdsmøder, f.eks. hver 14. dag. På arbejdsmøderne kan relevante aktører inviteres efter behov.
Projektgruppen assisteres af en bygherrerådgiver vedr. overordnede projektmæssige forhold og eventuelt af en ekstern procesleder vedr. brugerinddragelse og procesledelse. RTS' projektleder har ansvaret for at relevante parter inddrages og at spørgsmål og temaer afklares i pro-jektgruppen og internt i RTS.
Brugere der inddrages i processen refererer til projektgruppen. Projekt-gruppen tager endelig beslutning om hvilke brugerinput totalrådgiveren skal arbejde videre med.

Brugere
Der planlægges brugerinddragelse inden for nedenstående områder. For hvert område er udpeget en RTS nøgleperson, der enten deltager som brugerrepræsentant eller peger på den eller de medarbejdere som er relevante at inddrage. Den angivne nøgleperson foreslår i relevante del-tagere i brugerprocessen til RTS' interne projektleder, der er ansvarlig for planlægning af brugerprocessen.
I tilfælde hvor brugere optræder som repræsentanter for en uddannelse eller et område skal disse både deltage som repræsentanter med specialviden om den pågældende uddannelse/område, og som repræsentanter for de medarbejdere og elever de taler på vegne af. Det er deltagerens ansvar at sikre at løsninger og input til projektet drøftes med relevante parter i det pågældende bagland.

I tilfælde hvor brugere optræder som personer med specialviden, kan disse deltage som specialister med indsigt i særlige faglige områder.

Totalrådgiver
Totalrådgiveren referer til projektgruppen og har pligt til at sikre sig at alle aftaler og input til projektet er godkendt af projektgruppen. Totalrådgiveren har ansvaret for at bearbejdning og fremdrift i projektet er i overensstemmelse med den gældende tidsplan og projektgruppens beslutninger.
På baggrund af dialog med brugere aftales nærmere bearbejdning af vinderforslaget med projektgruppen. Totalrådgiveren deltager, præsenterer og indgår i en fagligt kvalificerende dialog med brugerne (Omfang skal afklares). Totalrådgiveren har pligt til at sikre sig at brugerinput godkendes af projektgruppen inden ideer og forslag indarbejdes i projektet.
Totalrådgiveren deltager på anmodning i møder med styregruppe, pro-jektgruppe og med brugere(Omfang skal afklares).

Totalrådgiveren har udpeget følgende ansvarlige:
• Mette Vædele, Projekteringsleder Christensen & Co arkitekter a/s
• Designleder XX, firma
• Projektleder ingeniørdiscipliner XX, firma
• Procesleder XX, firma

Kommunikationen med totalrådgiver er altid direkte kontakt mellem Suzanne og totalrådgiverens projekteringsleder. Dette fraviges kun hvis andre kommunikationsveje er aftalt og godkendt af projektgruppen. Er der tvivl om kommunikation vedr. projektet er det totalrådgiverens ansvar at informationer og beslutninger i projektet godkendes/verificeres af totalrådgiverens projekteringsleder.