Husk altid at underrette informationen når du er ude at rejse!
Hvis du har elever med, så husk også at underette kantinen!
Hvis du har elever med, så husk også at underette kantinen!

Tjenestsrejser 
Tjenesterejser kan foretages på flere måder, men skal principielt planlægges så billigt som mulig, dvs. med billigst mulige transportmiddel. Hvis flere rejser sammen, kan det være billigere at tage en bil eller flyver, men man skal også overveje om man skal overnatte for at være fremme til tiden, og om en lang rejsetid øger time- og dagpengene.

Hvis man rejser med DSB, skal man have en rekvisition i sekretariatet.

For ansatte foretages rejseafregninger i rejse- og udlægssystemet Basware. Rejseudlæg afregnet via Basware, udbetales til den ansattes Nemkonto.

Ved rejser i egen bil  - se Kørsel.

Sekretariatet kan bistå med bestilling af billetter og forsikring, også når det handler om udlandsrejser f.eks. i forbindelse med ekskursioner og studierejser. Skolen har statsaftale med Carlson Wagonlit Travel som skaffer de størst mulige rabatter.

Skolen har endvidere statsaftale med Europæiske Rejseforsikring.

Hvis man foretager mange tjenesterejser i udlandet, kan man få et særligt plastickort som genanvendes. Man skal ved hver rejse opgive destination, periode og policenummer til sekretariatet.

Udlæg
Man fremsender en anmodning om overførsel af rejseforskud til privat bankkonto. Anmodningen om rejseforskud sker på mail til nærmeste foresatte. Herfra sendes mailen videre til mailkontoen Kasserer. Modtaget mail fra budgetansvarlig er godkendt attestation. Efterfølgende afregnes der mod dokumentation for udlæggene i Basware. Ved udlæg skal der afregnes senest 14 dage fra man får beløbet eller fra hjemkomst fra rejsen.

Hvis man vil undgå at rejse med mange kontanter er der forskellige muligheder:

- pengene kan placeres på egen VISA-konto, hvis man er i besiddelse af et sådant
- pengene kan veksles til rejsechecks
- pengene kan overføres til udenlandske pengeinstitutter.

Man skal kontakte medarbejderen i kassen som foretager de fornødne transaktioner, men man skal være opmærksom på at der kan være problemer med visse af ovennævnte metoder. Hvis det er tilfældet opererer skolen med en bagatelgrænse på valuta svarende til ca. kr. 5.000,-.

Ved rejser i udlandet skal lærere og elever forsikres gennem Europæiske Rejseforsikring. Da forsikringen tegnes for hver enkel rejse, skal man i god tid inden rejsen finder sted, kontakte sekretariatet som forestår den videre ekspedition. Sekretariatet skal have elevernes og lærernes fulde navn (ikke cpr.nr.), rejsemål og rejseperiode. Sekretariatet sender forsikringsbetingelser, skadevejledning, og et forsikringskort til hver enkelt deltager. Forsikringskortet skal underskrives og medbringes på rejsen.

Det er den projektansvarlige som er ansvarlig for at eleverne er i besiddelse af de fornødne ansvars-/ulykkes og arbejdsskadeforsikringer.

Hvis der er lærere eller andre medarbejdere der arbejder i forbindelse med udenlandsophold, skal man også være opmærksom på at have de fornødne forsikringsforhold i orden. Skolen forholder sig til de retningslinjer som ICU angiver. Også i den sammenhæng er sekretariatet behjælpelig med at tegne de rigtige forsikringer.

Se i øvrigt afsnittet om forsikringsforhold

Ved udenlandsrejser, og i øvrigt også ved besøg fra udlandet, skal man være opmærksom på de etiketter som er forbundet med gaver. Det er naturligvis op til den enkelte afdeling at vurdere omfanget og karakteren af de gaver man ønsker at give. Det kan anbefales at rette henvendelse til den undervisningschefen hvis man er meget i tvivl. Kommunikationschefen er i besiddelse af en liste over de gaver som skolen anvender i officielle sammenhænge. Herudover kan det anbefales at give bogen Wonderfull Roskilde som indeholder mange billeder med dansk, engelsk og tysk tekst. Roskildeplakaten og ting fra Vikingeskibsmuseet er også brugbare gaveobjekter.

Når der planlægges ekskursioner ol. er det erfaringsvist en god idé at udarbejde en handlingsplan for elever som af den ene eller anden grund ikke kan rejse med. En af metoderne er at udarbejde et program for de "hjemmegående elever" som sikrer at de får et udbytte som modsvarer ekskursionen eller rejsens formål. Det kan være i form af særlige opgaver eller undervisning på andre hold i den pågældende periode.

Der kan opkræves penge i forbindelse med ekskursioner i forbindelse med undervisning. Der kan dog ikke kræves betaling for udgifter der vedrøre undervisningen eller læreres deltagelse. En eventuel rabat i form af frirejser skal komme alle deltagerne til gode.

Skolen kan ikke kræve, at elever skal deltage i ekskursioner, hvor der kræves mere end 50 kr. pr. deltager pr. døgn, eller hvor betalingen dækker andet end forplejning. Skolen skal i den forbindelse tilbyde alternativ undervisning til de elever, der ikke deltager.

Ekskursioner med deltagerbetaling, der alene går til forplejning og højst udgør 50 kr. pr. døgn pr. deltager, er derimod omfattet af den almindelige mødepligt. En elev kan ikke udelukkes fra deltagelse i en ekskursion, der er omfattet af mødepligten, selv om eleven ikke har betalt. Læs mere i lov nr. 489 af 1. Juli 1998. Lov om ændring af forskellige uddannelseslove.

Timedagpenge
Vejledning vedrørende udbetaling af timedagpenge i forbindelse med tjenesterejser

Med udgangspunkt i Finansministeriets cirkulære om "Tjenesterejseaftalen" gælder nedenstående vejledning for Roskilde Tekniske Skoles ansatte med ikrafttræden pr. 1. august 2000. Timedagpenge udbetales i henhold til gældende regler.

Generelt
Det overordnede princip for aftalen er, at der udelukkende kan gives dækning for de merudgifter, som en medarbejder har på tjenesterejser.

Endagsrejser
Med udgangspunkt i cirkulæret er reglerne for udbetaling af timedagpenge således, at der på tjenesterejser ikke udbetales timedagpenge, men der refunderes rimelige udgifter til måltider o.lign. mod dokumentation.

Hvad forstås ved rimelige merudgifter?

1) Hvorvidt kan der købes mad m.v. under tjenesterejsen?
2) Hvorvidt er udgiftsniveauet rimeligt?

Ad 1:
Morgenmad:
Som regel kan udgiften til morgenmad ikke refunderes, medmindre der er afrejse før kl. 06.00.

Frokost:
Der kan købes frokost, såfremt tjenesterejsen begynder før kl. 11.00 og slutter efter kl. 14.00.

Middag:
Der kan købes middag, såfremt hjemkomst sker efter kl. 18.00.

Småfornødenheder:
Der kan afholdes små udgifter til telefon, mellemmåltider, avis osv.

Ad 2:
Småfornødenheder bør ikke overstige 25% af timedagpengesats x antal timer rejser varer.

For frokost og middag er et rimeligt omfang f.eks. 3 stk. smørrebrød med en øl, 1 glas vin eller en vand; en middag bestående af hovedret og en øl, 1 glas vin eller en vand. Den samlede udgift bør ikke overstige 30% af det fulde dagpengebeløb.

Spirituosa vil ikke blive refunderet.

Der vil ske udbetaling af timedagpenge. Dagpengene vil blive reduceret, såfremt medarbejderen modtager gratis måltider på tjenesterejsen. Morgenmad beregnes til 15%, frokost til 30% og middag til 30% af det fulde dagpengebeløb.

Såfremt medarbejderen selv skal betale udgifterne til måltiderne, betales dette af timedagpengene. Udgifter til overnatning vil blive refunderet mod dokumentation (jf. nedenstående).

Medarbejderen kan vælge mellem hotel med statsaftale eller "anden godkendt indkvartering" f.eks. ferielejligheder. Vælger medarbejderen at modtage et fast nattillæg (udokumenteret), vil der blive udbetalt et skattepligtigt beløb. Dette skal godkendes af afdelingschefen.

Oplysninger om aktuelle satser fås i økonomiafdelingen. Satserne er lagt ind i Basware, således at der altid afregnes til korrekte satser.

Valg af transportmiddel
Som udgangspunkt benyttes offentlige transportmidler fremfor egne transportmidler. Som udgangspunkt anvendes 2. klasse til tjenesterejser på Roskilde Tekniske Skole. Såfremt det vil være mest hensigtsmæssigt og økonomisk for arbejdsstedet, kan andre transportformer benyttes. Medarbejderen vil i givet fald maksimalt få refunderet, hvad der svarer til 2. klasses tjenesterejse med skolens rabatordning med DSB. Benyttes eget transportmiddel på tjenesterejser kræves altid skolens forudgående godkendelse, hvorefter der vil ske transportgodtgørelse til ordinær sats. Der gives mulighed for, at skolens direktør inden rejsen kan give tilladelse til transportgodtgørelse på høj sats, hvis særlige forhold gør sig gældende.

Udenlandsrejser
Såfremt en medarbejder skal på udenlandsrejse, skal denne rejse godkendes, forinden der bestilles billetter.

Dirketionen godkender den koordinerende ledelses rejser. Den koordinerende ledelse godkender øvrige medarbejderes rejser. Bestilling af flyrejser skal foregå via sekretariatet.

Medarbejderen kan få dækket sine rimelige merudgifter (se ovenfor) mod dokumentation og yderligere modtage 30% af dagpengesatsen til dækning af småfornødenheder (se ovenfor).

Medarbejderen kan anmode skolen om udbetaling af timedagpenge i stedet for refusion mod dokumentation. Dette forudsætter en skriftlig aftale mellem medarbejderen og skolen forinden afrejsen.

Beregning af tjenesterejsens længde og varighed
Hovedreglen er, at tjenesterejsens længde og varighed beregnes med tjenestestedet som udgangspunkt både med hensyn til start og afslutning.

Anden start- og/eller slutpunkt kan anvendes, hvis hovedreglen vil føre til urimelige resultater for medarbejderen eller skolen.

Et eksempel, hvor bopælen kan anvendes som udgangspunkt for rejsen, er når bestemmelsesstedet ligger mellem bopælen og tjenestestedet.

Fremtidige ydelser vil være skattepligtige:

- Time- og dagpenge ud over 3 måneder i Danmark
- Time- og dagpenge ud over 6 måneder i udlandet, på Færøerne og i Grønland
- Cykel- og knallertgodtgørelse
- Udokumenteret nattillæg