Arbejdet kan opdeles i den overordnede og langsigtede skemalægning og den løbende ajourføring. Skemalægningen af afdelingens aktiviteter bør foregå så systematisk som muligt.

Der skemalægges med udgangspunkt i arbejdsplanerne.

Det er en forudsætning for skemalægningen at følgende er oprettet i Flex:

- klasser og kurser (via elevsekretærerne).
- undervisningslokaler (via via elevsekretærerne)
- lærere (via lønafdelingen)

Hvis flere afdelinger råder over de samme lokaler, skal skemalæggerne koordinere skemalægningen af disse lokaler.

Lærerne er normalt oprettet i Flex, men der er dog følgende undtagelser: 
Anvender man en fastansat lærer fra en anden afdeling, skal man bede lønafdelingen oprette adgangen til at bruge den pågældende lærer, hvilket sker i samarbejde med den anden afdeling.

Anvendes timelærere, skal der foreligge en underskrevet kontrakt før de kan oprettes i Flex. Sker det ikke, får de ikke løn.

Skemalægningen i Flex omfatter alle lønudløsende timer.

Det skal anbefales at indskrive afdelingens skemalægningsprincipper i de lokale organisationsbeskrivelser