Vejledning i administration af studieture

Inden studieturen
Første skridt er oprettelse af et projektnummer. Økonomiafdelingen opretter projektnumre efter besked fra elevadministrationen eller uddannelseschefen om rejsemål, periode, hvilke lærere der deltager samt budget. Budgettet skal indeholde elevindbetalinger samt forventet udgifter til rejseomkostninger og ophold.

Det er elevadministrationen, der opkræver elevernes indbetalinger, så de skal derfor orienteres om, hvilke elever der skal opkræves, antal rater eleverne skal betale samt størrelsen på de enkelte rater. Dette skal ske i så god tid, at sidste rate kan have betalingsfrist senest 2 måneder før afrejse, så Økonomiafdelingen kan nå at sende rykkere til de elever, der ikke betaler rettidigt. Dette gælder medmindre andet er aftalt med Økonomiafdelingen.

Elevindbetalinger skal dække elevernes udgifter.

Alt vedrørende studieturen skal konteres således:

Indtægter konto: 95118
Udgifter konto: 95117
Formål: 9999
Ansvar: Afdelingens
Projektnr.: 13xx (oplyses af Økonomiafdelingen)

Hvis lærerne ønsker et forskud med på studieturen, skal man udfylde blanketten Forskud til studietur, som underskrives af den budgetansvarlige og afleveres i Kassen. Hvis forskuddet skal være i udenlandsk valuta, bestilles dette hos kassereren SENEST 8 dage før valutaen ønskes udleveret.

Blanketten Forskud til studieture ligger på Fronter under Inforum for ansatte på RTS/Arkiv/Blanketbank.

Der er 3 typer af forskud:

- Forskud timedagpenge: Forskud til læreren privat
- Forskud lærere: Forskud til dækning af lærerens udgifter, som skolen skal betale
- Forskud elever: Forskud til dækning af elevernes udgifter. Disse dækkes af elevernes indbetaling.

Under studieturen
Alle originale bilag indsamles og gemmes som dokumentation for de udgifter, der har været på studieturen. Bilag kan være kvitteringer, entrebilletter, bus- og metrobilletter og fakturaer.

Efter studieturen
Senest 14 efter hjemkomst afleveres regnskab for studieturen. Dette skal ske af hensyn til eleverne, da vi skal sikre, at de ikke har betalt for lidt eller for meget til studieturen, samt af hensyn til den daglige økonomistyring på afdelingen.

Selve afregningen sker på blanketten: Rejseafregning - Udland/Rejseafregning - Danmark, som findes på Fronter under Inforum for ansatte på RTS/Arkiv/Blanketbank.
Sammen med rejseafregningen skal der udfyldes et lille regnskab, der præciserer hvilke udgifter, der er elevernes og hvilke der er lærernes. Skabelon findes på: Fronter under Inforum for ansatte på RTS/Arkiv/Blanketbank.

Rejseafregningen udfyldes med rejsedata for beregning af timedagpenge, de faktiske omkostninger for lærere og elever fra regnskabet samt modtaget forskud. Herefter afleveres den i kassen vedlagt originale bilag for endelig afregning.

Hvis man har brug for hjælp, er Økonomiafdelingen selvfølgelig behjælpelig.

Når alt er afleveret og afregnet, udarbejder Økonomiafdelingen et endeligt regnskab over studieturen. Lærerandelen vil herefter blive bogført i afdelingens driftsregnskab.

Elevernes indbetalinger og udgifter gøres op. Hvis der er overskud, udbetaler Økonomiafdelingen dette til eleverne. Hvis der er underskud, skal eleverne indbetale resten, hvis afdelingen ikke dækker underskuddet. Det er elevadministrationen, der opkræver rest betaling fra eleverne.